Bedrijfsvoering

Dienstverlening
Om het dienstverleningsconcept concreet te maken is een aantal deelprojecten opgesteld. Zo is het gemeentehuis tegenwoordig niet meer gesloten in de pauze en zijn de tijden voor het afhalen van reisdocumenten en rijbewijzen verruimd. Tegen betaling kunnen deze documenten tegenwoordig ook thuisbezorgd worden, op ieder gewenst moment. Ook is er hard gewerkt aan de verbeterde website. Deze is in een moderner jasje gestoken maar ook inhoudelijk flink verbeterd. Nagenoeg alle producten zijn opnieuw beschreven in duidelijke taal. Daarnaast zijn processen opgemaakt waardoor de kwaliteit van de website geborgd is. Verder is het aantal digitale producten uitgebreid. Het respect voor de klant staat in de organisatie steeds meer centraal. Het management stuurt op basis van managementinformatie op tijdige beantwoording van vragen van inwoners, bedrijven en verenigingen, ongeacht via welk kanaal deze binnen komen.
Ook is er een bereikbaarheidsonderzoek gehouden door het bedrijf Telan. De uitkomsten van dit onderzoek geven aan dat wij als organisatie (zelfs in tijden van corona) beter bereikbaar zijn dan bij het vorige bereikbaarheidsonderzoek van 2018. Ook zijn er nog verbeterpunten mogelijk waarmee we de komende periode aan de slag kunnen.

I&A
In 2020 heeft de coronacrisis ook de nodige gevolgen gehad voor de ICT-omgeving. Het videovergadering heeft als gevolg van het thuiswerken een enorme vlucht genomen. De ICT omgeving was hier bij de start nog niet volledig op ingericht. Het werken met teams is versneld ingevoerd en ondersteund en tegelijk is het aantal thuiswerklicenties opgehoogd en is de bandbreedte van de internetverbinding verhoogd. Daarnaast heeft een versnelde verstrekking van het aantal notebooks plaatsgevonden. In korte tijd waren medewerkers door deze maatregelen in staat om op een goede en veilige manier thuis te werken. In verband met het verlopen van licenties en ter voorkoming van veiligheidsrisico's is de hele organisatie overgegaan naar MS Office 365.
De door de VNG uitgevoerde aanbesteding van GT-connect heeft helaas niet tot het gewenste product geleid. De bedoeling was dat alle deelnemende gemeenten zouden beschikken over een volledig gemoderniseerde omgeving voor (tele)communicatie. De VNG heeft de leverancier aansprakelijk gesteld. Daar maakt de niet beoogde verlenging en noodzakelijke uitbreiding van onze analoge telefooncentrale ook deel van uit.
Ten behoeve van een goede en betrouwbare dienstverlening is onze gemeente ook lid van de coöperatieve vereniging Dimpact. Met deze vereniging, waar meer dan 30 gemeenten lid van zijn, waaronder Rotterdam en Groningen, wordt de komende jaren gewerkt aan een nieuwe landelijke omgeving van gegevensopslag en -uitwisseling. Deze zogenaamde Common Ground ontwikkeling is in 2020 in gang gezet met de totstandkoming van een gezamenlijk plan van aanpak. Dit moet in 2022 gaan leiden tot een moderne opvolger van het huidige zaaksysteem en burgerzakensysteem.

• Evenwicht tussen benodigde en beschikbare capaciteit (in uren) op basis van door het bestuur gemaakte keuzes;

• Inzet van de organisatie en het bestuur om op een open en professionele wijze te communiceren met onze klanten;
• Samenwerking moet aantoonbaar bijdragen aan: kostenbeheersing, kwaliteit van de dienstverlening en vermindering van de kwetsbaarheid van de organisatie.

Corona en bedrijfsvoering
Uiteraard heeft de wereldwijze pandemie impact gehad op onze bedrijfsvoering. Zeker in het begin zijn diverse processen, zoals bijvoorbeeld interactieve overleggen met grote groepen (inwoners) uitgesteld in afwachting van betere tijden, en moesten medewerkers wennen aan de nieuwe situatie. Echter toen duidelijk werd dat het langer zou duren, zijn uitgestelde processen veelal toch in aangepaste (digitale) vorm en raakten medewerkers gewend aan het thuiswerken. Wij kunnen stellen dat onze bedrijfsvoering -weliswaar in aangepaste (digitale) vorm- gewoon door is gegaan en dat de dienstverlening, producten, ondersteuning en advisering op een onverminderd hoog niveau is doorgezet. Daar zijn wij trots op en toont aan dat er een hoge mate van veerkracht is bij onze medewerkers, onze bestuurders en onze bedrijfsvoering. Als organisatie hebben we het goed gedaan!
In de afzonderlijke corona-paragraaf wordt vanuit meerdere invalshoeken de impact van corona belicht.

Interne organisatieontwikkeling: Werken met een lach
De afgelopen jaren is hard gewerkt aan de organisatieontwikkeling. De opgedane ervaringen, de komst van Jolanda van de Ven als gemeentesecretaris, wijzigingen in het MT, ontwikkelingen in de steeds complexere samenleving en Corona gaven medio 2020 aanleiding om te kijken waar we staan als organisatie en waar we de komende periode naartoe willen werken. Het MT heeft gedurende de zomer enkele sessies gehad om hierover een duidelijke richting te formuleren, waarbij verdere inkleuring binnen de afdelingen samen met medewerkers in de tweede helft van 2020 heeft plaatsgevonden.

Waar staat onze organisatie op dit moment ?
De afgelopen jaren is de (interne) mobiliteit in onze organisatie flink gestegen en de gemiddelde leeftijd is gedaald. Veel jonge mensen zijn onze organisatie komen versterken. Intern zijn diverse mensen naar een andere functie doorgestroomd. Kennis en ervaring van collega’s wordt zo veel mogelijk gedeeld met anderen, door te werken in projecten of intern samen te werken. We zien binnen onze organisatie veel kwaliteiten, waaronder: loyaliteit, betrokkenheid bij de samenleving en naar elkaar toe, ontwikkelgericht en samenwerkingsgericht. We willen alles graag goed doen. Er is veel bereidheid om te gaan voor de hoge ambities en complexe uitdagingen die er liggen. Maar dit vergt ook veel van ons als kleine organisatie en van de medewerkers. We zien daarom enkele aandachtspunten waar we ons de komende periode meer op willen richten, om te zorgen dat we ons als organisatie doorontwikkelen en medewerkers hier prettig kunnen werken:
-   Veel ambities: meer focus en prioritering;
-   Niet opnieuw het wiel uitvinden: Maar slim gebruik maken van succesvolle voorbeelden;
-   Waarderen & benutten talenten: behoud van kennis en talent door stimuleren van medewerkers en intern kansen te bieden;
-   Basis op orde: goed op weg, meer eigenaarschap, samenwerking en integraliteit.

Waar willen we naar toe ?
Door op bovenstaande aandachtspunten extra in te zetten kunnen we meer kwaliteit bieden, concrete resultaten boeken en hebben we meer werkplezier. Daarnaast kunnen we als organisatie verder ontwikkelen als aantrekkelijk en modern werkgever. We hebben drie doelstellingen benoemd. Dit is onze stip op de horizon waar we ons op willen richten.

De invulling en vertaling hiervan gaan we samen met medewerkers verder uitwerken en hebben we als programma omgedoopt als 'Werken met een lach' , dat bestaat uit drie speerpunten c.q. doelstellingen:

a) Samen Stralen
Als organisatie gaan we voor werkgeluk bij medewerkers. We willen vanuit een gezamenlijkheid ergens voor gaan, aandacht en waardering bieden, doen waar we goed in zijn en successen boeken én vieren. Focus aanbrengen en een goede balans in werkdruk is ook belangrijk om te kunnen stralen. Op deze manier blijven we voor onze medewerkers aantrekkelijk om te (blijven) werken. Als MT willen we het verschil maken door integraal te werken, één lijn hanteren met ruimte voor eigenheid, er zijn voor elkaar en reflectie en diepgang organiseren. Met andere woorden: we bouwen verder aan de teamontwikkeling en staan voor elkaar! En we willen samen stralen met onze inwoners, ondernemers, verenigingen en mede-overheden door actief de samenwerking op te zoeken en mooie resultaten voor onze gemeente te realiseren.

b) Ambities realiseren
Als organisatie willen we duidelijke resultaten benoemen, prioriteiten stellen en hierop blijven focussen, continu het bestuurlijke (en soms ook stevige) gesprek voeren, integraal en opgavegericht werken. Daarbij willen we meer werken vanuit inzicht & risico analyse waardoor we keuzes beter kunnen onderbouwen, slimmer en efficiënter werken door meer gebruik te maken voor goede voorbeelden, regie voeren op het proces, wendbaar en omgevingsbewust zijn. Het MT heeft hierin een faciliterende rol om realistische planningen te hanteren, verwachtingen te managen, een goed evenwicht te behouden tussen ambities en formatie en integraal en resultaatgericht werken te ondersteunen.

c) Continu kwaliteit
Als organisatie vinden we het een vanzelfsprekendheid dat we de basis op orde hebben. Het is belangrijk dat we steeds alert blijven op afspraken die we hebben gemaakt en hier in blijven door ontwikkelen. Dit geldt zowel richting inwoners, ondernemers en andere partners (zoals telefonische bereikbaarheid, contact bij de balie, vergunningverlening) als interne processen zoals de raadsplanning maar ook hoe we omgaan met projectmatig werken. Dit betekent duidelijkheid over afspraken, medewerkers vooraf goed betrekken bij het maken van afspraken, de ruimte om fouten te mogen maken, goede communicatie en afstemming, deskundigheid van medewerkers verder ontwikkelen en elkaar feedback kunnen geven. Uiteraard betekent het ook investeren in innovaties van systemen, modernisering van processen en investeren in opleidingen.

Balans vinden
Deze drie doelstellingen kunnen een spanningsveld geven, en daardoor ook een streven naar balans houden. Dit kan ons helpen om steeds opnieuw de juiste keuzes te maken voor die balans en daarbij dan het gesprek te voren, elkaar scherp te houden en het ook leuk te hebben met elkaar. Het is dan ook belangrijk om continu het evenwicht te zoeken in Samen Stralen, Ambities Realiseren en Continu Kwaliteit. Hierbij kan het zwaartepunt in de ene situatie bijvoorbeeld meer liggen op Samen Stralen en in een andere situatie op Continu Kwaliteit. Het MT zal dit evenwicht steeds scherp voor ogen moeten hebben, maar ook als medewerker individueel zal je hierop uitgedaagd worden.

Stand van zaken eind 2020
Samen met medewerkers is het programma van de organisatieontwikkeling in werkgroepjes besproken, hetgeen geleid heeft tot verdere prioritering en focus op concrete aandachtspunten. Deze zullen begin 2021 in combinatie met de resultaten van een medewerkersbelevingsonderzoek worden vertaald in acties met een planning, zodat
'werken met een lach' ook daadwerkelijk zijn beslag krijgt in onze organisatie.

Verbeteringen in instrumenten van planning en control
Qua doorontwikkeling in de bedrijfsvoering heeft 2020 ook in het teken gestaan van de doorontwikkeling van onze instrumenten van planning en control in het nieuwe systeem LIAS. Daar waar er bij de jaarrekening 2019 nog schaduw werd gedraaid, zijn vervolgens de Kadernota 2021, de begroting 2021 en de twee rapportages volledig in het nieuwe systeem (technisch) opgesteld en met nieuwe werkwijzen vervaardigd. Een enorme prestatie gegeven het feit dat dit met onze eigen medewerkers heeft plaatsgevonden, terwijl alle deadlines in dit hele proces strak georganiseerd zijn. De komende periode zullen we de mogelijkheden verder uitnutten van dit systeem, zodat ook de interne klanten, raadsleden en inwoners meer kunnen profiteren van de veranderingen. Al met al een erg mooi jaar voor planning en control in 2020.

We blijven een slanke en platte organisatie, met een personeelsformatie in 2020 van 105,01 fte met een toename van 1,32 fte ten opzichte van 2019. De getoonde formatie in de tabel is de formatieruimte ultimo van het jaar. In 2020 is een deel van deze formatie ingevuld met inhuur van personeel in afwachting van bezetting van vacatures.
In programma 6 is cijfermatig toegelicht dat het voordeel op de bestaande personeelsformatie door verschillende vacatures per saldo € 536.000 is met daar tegenover een nadeel op de kosten van inhuur van per saldo € 580.000. Hierdoor ontstaat dus een beperkt incidenteel nadeel in 2020.
Corona heeft een flinke impact gehad op onze organisatie in het algemeen en het personeel in het bijzonder. De wendbaarheid en flexibiliteit in onze organisatie heeft er voor gezorgd dat veel processen toch door zijn gegaan, hoewel soms in een andere vorm. Het is een compliment waard dat in beperkte mate zaken (noodgedwongen) zijn uitgesteld, maar veelal de dienstverlening en belangrijke processen gewoon door zijn gegaan. Ondanks dat het soms veel heeft gevraagd van medewerkers, en natuurlijk de samenleving.

Overzicht vaste formatie gemeente Laarbeek

Budget personeel incidenteel
Naast inhuur in verband met capaciteitsproblemen (door bijvoorbeeld ziekte, wensen etc.) wordt uit de post personeel incidenteel ook het personeel betaald dat tijdelijk wordt ingezet in afwachting van bezetting van vacatures. Het salaris wat niet wordt betaald aan vaste formatie (de zogenaamde onderuitputting) is in de onderstaande tabel niet betrokken en vormt de tegenhanger van de overschrijding. De post personeel incidenteel alleen is namelijk te laag om de duurdere inhuur te kunnen betalen en door de toevoeging van de vacaturegelden, biedt dit meer ruimte.

Opleiden
Het opleidingsbudget is gekoppeld aan de loonsom. In 2020 is € 118.200 beschikbaar gesteld om aan opleidingen te besteden. Elk jaar wordt een gedeelte van het budget ingezet voor een specifiek thema, dat aansluit bij de ontwikkelingen in de organisatie. Begin 2020 zijn de gemeentebrede trainingen 'Duidelijke taal' opgestart, die deels zijn opgeschort of in digitale vorm zijn verdergegaan toen de intelligente lockdown is ingegaan. Daarnaast is de Laarbeek Academie geïntroduceerd als platform, waarin via e-learning heel veel modules op maat voor de gemeente kunnen worden gevolgd. Het opleidingsplan speelt ook een belangrijke rol bij de interne mobiliteit. Als organisatie vinden wij het namelijk belangrijk om ons personeel te scholen om zich verder te kunnen ontwikkelen. Het opleiden kost echter ook tijd.
Daar waar corona in eerste instantie veel impact had op (de voortgang van) de scholing van medewerkers, zijn geleidelijk veel opleidingen alsnog digitaal gevolgd. Dit is echter niet voor alle opleidingen mogelijk en deze zijn uitgesteld. Uiteindelijk zijn meer middelen uitgegeven dan begroot, die afgedekt zijn uit de reserve opleidingen.  

Informatiebeveiliging & Privacy

Informatiebeveiligingsorganisatie
In 2020 hebben er enkele wisselingen plaatsgevonden in de invulling van de functie van de Chief Information Security Officer (CISO) en Privacy Officer (PO). De functies waren gedeeltelijk via inhuur ingevuld. Gemeente Laarbeek en Gemert-Bakel hebben de ambitie om in het eerste kwartaal van 2021 gezamenlijk te gaan werven voor de functies van CISO en PO. Daarnaast is er in 2020 een begin gemaakt met het bepalen van alle overige rollen, taken en verantwoordelijkheden rondom informatiebeveiliging. Doel is een integrale organisatie van informatiebeveiliging.

Functionaris Gegevensbescherming
De Functionaris Gegevensbescherming (FG) houdt intern toezicht op de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere wet- en regelgeving over bescherming van persoonsgegevens. In 2020 heeft de FG de AVG-implementatie getoetst en hierover gerapporteerd. De FG heeft geconstateerd dat er nog stappen gezet moeten worden om de AVG verder te implementeren. De FG heeft aanbevolen om de PO en FG tijdig te betrekken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens zodat privacyrisico’s in een vroeg stadium gesignaleerd, aangepakt of voorkomen kunnen worden.

Informatiebeveiligingsbeleid en informatiebeveiligingsplan
Per 1-1-2020 is de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) van kracht. In 2020 is er een zogenaamde GAP-analyse BIO uitgevoerd zodat in beeld is gebracht in hoeverre de organisatie wel of niet voldoet aan specifieke controls en maatregelen uit de BIO. Controls en maatregelen die nog niet zijn geïmplementeerd worden geanalyseerd en opgenomen in een jaarlijks op te stellen informatiebeveiligingsplan. Met dit informatiebeveiligingsplan kan de organisatie elk jaar een stapje vooruit zetten richting het voldoen aan de BIO.

In 2020 is het nieuw strategisch informatiebeveiligingsbeleid vastgesteld. Dit beleid is gebaseerd op de BIO en geldt van 2020 t/m 2022 en vormt het kader voor de tactische en operationele uitvoering van informatiebeveiliging.

Incidentenmanagent
In 2020 is er nieuw beleid opgesteld voor de aanpak van informatiebeveiligingsincidenten, waaronder datalekken. Dit beleid is gebaseerd op eisen uit de BIO en de AVG. Na implementatie zal dit een gestructureerde aanpak van informatiebeveiligingsincidenten bevorderen.

Datalekken en beveiligingsincidenten 2020
De landelijke Informatiebeveiligingsdienst (IBD) is in het leven geroepen om gemeenten te ondersteunen bij en informeren over informatiebeveiliging. Laarbeek is hierbij aangesloten en ontvangt van de IBD bijna dagelijks beveiligingswaarschuwingen over beveiligingslekken in software. Deze meldingen zijn allemaal afgehandeld.

In 2020 zijn er 13 meldingen gemaakt van mogelijke datalekken. Niet alle meldingen waren ook feitelijk datalekken. Na intern onderzoek zijn er 5 datalekken gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Alle meldingen zijn binnen de daarvoor in de wet genoemde termijn van 72 uur afgehandeld. In de meeste gevallen ging  het om het per abuis versturen van persoonsgegevens naar een onjuist (e-mail)adres. Betrokkenen zijn geïnformeerd als de aard van het datalek daar aanleiding toe gaf.

Bewustwording en kennis
In 2020 zijn medewerkers met name bewuster gemaakt van phishing. Phishing is een vorm van digitale fraude en gebeurt vaak via valse e-mails of sms. De bevordering van bewustwording en kennis is een continu proces en zal daarom ook de volgende jaren op de agenda blijven staan.

ENSIA 2019 en 2020
Op 31 december 2019 voldeed de gemeente niet volledig aan de opzet en het bestaan van het normenkader dat geldt voor DigiD. Naar aanleiding hiervan is er een verbeterplan opgesteld. In 2020 is er opvolging gegeven aan dit verbeterplan. Door de implementatie van de verbetermaatregelen uit dit verbeterplan heeft de gemeente voor 2019 alsnog aangetoond dat is voldaan aan het geldend normenkader voor DigiD. Ook over 2020 moet er via ENSIA verantwoording worden afgelegd over de informatiebeveiliging rondom het gebruik van DigiD en Suwinet. Ten opzichte van 2019 zijn er positieve ontwikkelingen geboekt. Er is geen intern verbeterplan nodig omdat de interne beheersmaatregelen voldoende zijn. Naast de interne beheersmaatregelen waar de gemeente zelf voor verantwoordelijk is zijn er ook externe beheersmaatregelen waar de leverancier voor verantwoordelijk is. Zowel voor Suwinet als DigiD hebben de leveranciers één tekortkoming als het gaat om de externe beheersmaatregelen. Beide leveranciers zullen deze tekortkoming aan de hand van een verbeterplan oplossen.